Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

 

Le Portail Écolo inc. ci-après (« l’Entreprise ») a à cœur la protection de vos renseignements personnels. Nous reconnaissons et apprécions la confiance que vous nous accordez et nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des données recueillies des visiteurs de notre site Web ainsi que de toute personne qui nous transmet des renseignements personnels via des moyens technologiques, le tout conformément au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé[1] ainsi que des autres lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels (collectivement désignés, la « Loi »), notamment ceux relatifs à l’identité, à la santé, à la situation sociale ou familiale, à l’emploi, aux renseignements de nature financière, à la formation ou à l’éducation des individus concernés (ci-après : un « Renseignement personnel »)

ARTICLE 1 – RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Lorsque vous naviguez sur notre site Web, l’Entreprise peut recueillir certains renseignements personnels à votre sujet. De façon générale, nous ne recueillons de tels renseignements personnels que lorsque vous nous les fournissez directement et sur une base volontaire.

Nous les collectons également, selon le cas, par des courriels reçus par notre service à la clientèle, par les formulaires complétés en ligne via notre site Web, ainsi que par des témoins (« cookies »), selon les modalités décrites ci-après.

Aux fins des présentes, le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant un individu identifiable ou permettant de l’identifier, tel que défini de temps à autre dans la législation en matière de la protection de la confidentialité applicable.

Ces renseignements peuvent notamment inclure:

• votre nom et votre adresse;
• votre numéro de téléphone, votre adresse postale, votre adresse courriel ou autres coordonnées de nature personnelle;
• des coordonnées bancaires, numéros de carte de crédit ou autres renseignements liés à la facturation;
• des données personnelles que vous nous fournissez, à titre de client;
• les détails de vos visites sur notre site Web ou autres renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
• des données techniques, telles que l’adresse de protocole Internet (adresse IP) de votre ordinateur, qui nous permet d’obtenir plus de détails au sujet du navigateur et du système d’exploitation que vous utilisez;
• des renseignements que vous pourriez nous fournir dans le cadre de l’inscription et de la participation à des ateliers de formation, colloques, conférences, rencontres ou autres événements;
• des renseignements relatifs au marketing et à vos préférences de communication; et
• toutes les autres données personnelles vous concernant que vous pourriez nous fournir.

ARTICLE 2 – UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’Entreprise recueille, utilise et communique les renseignements personnels concernant ses clients et fournisseurs dans le cadre de la fourniture de ses services. Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels notamment aux fins suivantes:

• établir et maintenir nos relations avec nos clients, fournisseurs et autres partenaires;
• communiquer des renseignements personnels à des tierces parties et recevoir des renseignements personnels de leur part afin de fournir des services professionnels;
• évaluer l’opportunité pour l’Entreprise d’établir des relations d’affaires avec d’éventuels clients ou fournisseurs, notamment aux fins d’évaluer leur solvabilité;
• procéder à l’émission de factures, au suivi de la facturation, au recouvrement des sommes qui nous sont dues et, si nécessaire, à l’exercice de nos recours judiciaire en lien avec tel recouvrement;
• établir ou entretenir une relation d’emploi ou une relation contractuelle, ou y mettre fin; 
• analyser les besoins et préférences de nos clients, fournisseurs et tierces parties et communiquer avec ceux-ci à cet égard, notamment par le biais de sondages ou évaluations;
• élaborer, améliorer, mettre en marché, vendre ou fournir des services de l’Entreprise;
• distribuer nos infolettres et d’autres communications de nature informative, des renseignements liés à des ateliers de formation, colloques, conférences, rencontres ou autres événements;
• recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels tel que permis par les exigences ou dispositions légales ou réglementaires et pour se conformer à ces exigences ou dispositions, et
• recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels à toutes autres fins auxquelles vous consentez. 

Seuls les employés qui ont besoin d’avoir accès à vos renseignements personnels peuvent y accéder.

ARTICLE 3 – CONSENTEMENT

Si nous vous demandons de nous fournir vos renseignements personnels pour toute raison, à des fins de marketing par exemple, nous vous demanderons directement votre consentement explicite et nous vous donnerons la possibilité de refuser.

Nous vous offrons l’option de vous désabonner ou de retirer votre consentement à des communications ultérieures à l’égard de toute communication de marketing qui vous est envoyée. Si après nous avoir donné votre consentement, vous changez d’avis et ne consentez plus à ce que nous puissions vous contacter, recueillir vos renseignements ou les divulguer, vous pouvez nous en aviser en nous contactant à l’adresse courriel suivante: communication-pe@hotmail.com.

ARTICLE 4 – DIVULGATION

Nous ne divulguerons, n’échangerons ou ne vendrons vos renseignements personnels à quiconque à moins que vous nous l’ayez expressément autorisé ou que nous en soyons obligé par la loi ou par une ordonnance d’un tribunal nous y enjoignant.

ARTICLE 5 – MESURES DE SÉCURITÉ

Sauf autorisation ou exigence des lois applicables, nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles nous les avons collectés, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées. 

Lorsque l’utilisation prévue est terminée, vos renseignements personnels sont détruits, supprimés ou anonymisés, sauf si la loi nous oblige à les conserver. Les renseignements anonymisés ne permettent plus de vous identifier.

Nous mettons aussi en place des mécanismes e sécurité rigoureux pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, dont des classeurs verrouillés et des serveurs sécurisés.

Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle sont informés de la présente politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants devront accepter de se conformer aux politiques et aux processus et aux lois avant de commencer leur mandat pour nous.

ARTICLE 6 – LIENS FOURNIS PAR DES TIERS ET EXTERNES À L’ENTREPRISE

Vous pourriez être amené à quitter notre site Web en cliquant sur certains liens contenus sur notre site. Si vous consultez des sites Web de tiers à partir d’un tel lien, nous vous recommandons de lire attentivement leurs politiques en matière de confidentialité avant de leur soumettre des données personnelles. L’Entreprise n’assume aucune responsabilité quant aux pratiques de confidentialité exercées et l’Entreprise n’a effectué aucune vérification à cet égard.

ARTICLE 7 – SÉCURITÉ

Pour protéger vos données personnelles, nous prenons des précautions raisonnables et suivons les meilleures pratiques de l’industrie pour nous assurer qu’elles ne soient pas perdues, détournées, consultées, divulguées, modifiées ou détruites de manière inappropriée.

L’Entreprise s’assure que les renseignements personnels qu’elle recueille sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont employés. Vous êtes en droit de demander accès aux renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet et en demander la correction au besoin. Vous pouvez faire parvenir une telle demande ou toute question ou plainte concernant la présente politique ou les pratiques de l’Entreprise en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels à notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel au: communication-pe@hotmail.com.

ARTICLE 8 – FICHIERS TÉMOINS (COOKIES)

Les témoins (« cookies ») sont de petits fichiers de données qui sont transmis au disque dur de votre ordinateur par un site Web. Ils enregistrent vos préférences de sorte que vos visites suivantes sur le site Web se déroulent plus efficacement. Les témoins nous aident à vous identifier et ils peuvent s’avérer nécessaires pour vous fournir les produits et les services que vous demandez. Les témoins peuvent enregistrer divers renseignements, dont le nombre de vos passages sur le site Web, l’historique de vos achats, vos renseignements d’inscription et le nombre de vos visites dans une page ou un autre élément du site Web. L’utilisation de témoins est pratique courante dans la plupart des sites Web importants en vue d’améliorer le service à la clientèle. Nous pouvons employer des témoins pour connaître vos préférences et suivre vos activités sur le site Web leportailecolo.ca.

La plupart des navigateurs sont conçus de façon à accepter les témoins, mais peuvent facilement être modifiés pour les bloquer; les fichiers d’aide de votre navigateur contiennent des renseignements sur le blocage des témoins, la détection de témoins qui vous sont transmis, et leur désactivation. Cependant, si vous décidez de ne pas accepter de témoins de notre site Web, il se peut que vous ne soyez pas en mesure de tirer parti de toutes leurs fonctionnalités.

ARTICLE 9 – MODIFICATIONS APPORTÉES À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter la présente politique de confidentialité à tout moment. Par conséquent, nous vous invitons à la consulter périodiquement. Les changements et les clarifications prendront effet immédiatement après leur publication sur le site Web. Si nous apportons des changements au contenu de cette politique, nous vous aviserons ici qu’elle a été mise à jour, pour que vous sachiez quels renseignements nous recueillons, la manière dont nous les utilisons, et dans quelles circonstances nous les divulguons, s’il y a lieu de le faire.

ARTICLE 10 – QUESTIONS ET COORDONNÉES

Si vous souhaitez corriger, modifier ou supprimer toute information personnelle que nous avons à votre sujet ou y accéder, déposer une plainte, ou si vous voulez simplement avoir plus d’informations, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels à: communication-pe@hotmail.com.   

 

(1): RLRQ c. P-39.1

 

 

Protection des renseignements personnels

 

Le Portail Écolo inc. (l’« Entreprise ») reconnaît l’importance de la protection des renseignements personnels et se préoccupe de la façon dont elle traite ces renseignements.

Elle s’engage donc à ne recueillir, utiliser, communiquer et conserver que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités et dans le cadre de ses affaires.

L’Entreprise a adopté une politique sur la protection des renseignements personnels, l’applique dans le cours de ses affaires, et a désigné, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « LPRPSP ») une personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sein de son entreprise. L’identité et les coordonnées de cette personne sont mentionnées à la fin de la présente section.

 

Quand et comment s’effectue la collecte des renseignements personnels?

Dans le cours normal de ses activités et dans le cadre de ses affaires et de sa prestation de services, l’Entreprise collecte certains renseignements personnels nécessaires à ces fins ou à toute autre fin compatible si les critères de la LPRPSP et des autres lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels sont rencontrés (collectivement désignés, la « Loi »). Des renseignements personnels peuvent également être collectés par l’Entreprise dans un contexte d’emploi, de connaissance de sa clientèle, de recouvrement, de consultation et de relations d’affaires.

Le critère de nécessité guide la collecte de renseignements personnels par l’Entreprise.

L’Entreprise veille à ce que les personnes concernées par ces renseignements personnels collectés consentent et soient avisées de cette collecte, avant celle-ci. L’Entreprise fait également preuve de transparence et prend les moyens pour que les personnes concernées par les renseignements personnels collectés comprennent les fins de cette collecte.

Sauf en cas d’exception prévue à la Loi, les consentements sont libres, clairs précis manifestes, éclairés et présentés distinctivement s’ils sont donnés par écrit. Si des renseignements sensibles sont recueillis par l’Entreprise, les personnes concernées donnent un consentement exprès au préalable.

Il est possible que l’Entreprise recueille des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage d’un individu. Dans un tel cas, un consentement conforme à la Loi sera demandé à la personne concernée. Des renseignements sur l’utilisation du site Web de l’Entreprise et d’autres renseignements techniques ou sur l’interaction du visiteur du site Web peuvent être recueillis.

Une politique de confidentialité est disponible sur le site Internet de l’Entreprise afin de fournir des renseignements clairs et simples à cet égard ainsi que concernant toute collecte de renseignements personnels via moyens technologiques.

À quelles fins sont utilisés les renseignements personnels?

Les renseignements personnels recueillis par l’Entreprise servent dans le cadre de la fourniture de ses services et, dans certains cas, pour répondre à des obligations juridiques qui découlent notamment de la Loi.

 

Dans quels cas les renseignements personnels peuvent être communiqués par l’Entreprise?

Il peut arriver que l’Entreprise communique des renseignements personnels qu’elle détient à des tiers, notamment à des entreprises qui agissent en sous-traitance pour elle ou à titre de fournisseur de services. Ces tiers peuvent, dans certains cas, se trouver hors de la province de Québec de sorte que les renseignements personnels que l’Entreprise collecte et détient peuvent se situer dans un endroit ayant un régime juridique applicable différent de celui du Québec.  Dans ces cas, l’Entreprise respectera ses obligations juridiques afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels.

Les contrats que l’Entreprise conclut avec des tiers exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité des renseignements personnels et prévoient, notamment, l’obligation de ceux-ci à respecter le cadre juridique applicable à l’Entreprise en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.

Sous réserve d’une exception prévue à la Loi, un consentement sera demandé aux personnes concernées par les renseignements personnels si l’Entreprise devait communiquer à des tiers des renseignements personnels qui ne sont pas en lien avec ses opérations courantes et ses activités ou qui ne sont pas compatibles avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Un consentement valide sera également demandé pour toute communication de renseignements personnels à un tiers à des fins promotionnelles ou publicitaires.

Également, l’Entreprise peut être tenue de communiquer certains renseignements personnels qu’elle détient à des autorités gouvernementales ou des organismes chargés d’appliquer des lois.

 

Quelles sont les mesures de sécurité prises par l’Entreprise à l’égard des renseignements personnels qu’elle détient?

L’Entreprise met en œuvre des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance de l’entreprise et la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels détenus par l’Entreprise sont conservés dans des endroits sécurisés, selon les pratiques généralement reconnues, et l’accès à ces renseignements est limité aux employés qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

 

Où sont conservés les renseignements personnels recueillis par l’Entreprise?

Les renseignements personnels de l’Entreprise peuvent être détenus ou transférés hors de la province de Québec, incluant dans des pays autres que le Canada et dont les règles en matière de protection des renseignements personnels diffèrent de celles du Québec et du Canada. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Québec ou du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent et leur collecte, communication, utilisation et destruction peuvent être effectuées différemment des exigences provinciales ou fédérales.

 

Quelle est la durée de conservation des renseignements personnels?

Sauf autorisation ou exigence des lois applicables, l’Entreprise ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés. À l’expiration de la période de conservation, les renseignements personnels sont détruits, supprimés ou anonymisés. Les renseignements anonymisés ne permettent plus, de façon irréversible, l’identification de la personne concernée.

En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, l’Entreprise suit les dispositions de la Loi en vigueur et prend les mesures raisonnables pour mitiger les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées par les renseignements personnels visés par l’incident.

 

Plainte liée à la confidentialité

La personne qui croit que ses propres renseignements personnels ou que ceux d’une autre personne ont fait l’objet d’un incident de confidentialité est invitée à formuler sa plainte par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels identifiée ci-après.

La plainte doit comprendre les détails pertinents, à savoir le renseignement personnel visé, le contexte, le préjudice potentiel ou réel subi ou qu’il pourrait subir, ainsi que les dates pertinentes. Les détails de l’incident rapporté doivent être décrits avec autant de précision que possible, pour qu’une intervention puisse être réalisée rapidement.

L’Entreprise assure qu’elle traitera la plainte de façon équitable.

 

Liens fournis par des tiers et liens vers des sites externes à l’Entreprise

Vous pourriez être amené à quitter le site Web de Le Portail Écolo inc. en cliquant sur certains liens contenus sur notre site. Si vous consultez des sites Web de tiers à partir d’un tel lien, nous vous recommandons de lire attentivement leurs politiques en matière de confidentialité avant de leur soumettre des données personnelles. L’Entreprise n’assume aucune responsabilité quant aux pratiques de confidentialité exercées par les entreprises tierces et n’a effectué aucune vérification à cet égard.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toutes questions ou commentaires concernant la façon dont l’Entreprise traite les renseignements personnels ou si vous désirez faire valoir vos droits prévus à la Loi en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer à la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez l’Entreprise: Élizabeth Lord, C.P. 47183, Lévis (Québec), G6Z 2L3. Adresse courriel: communication-pe@hotmail.com